Condițiile programului beta pentru firme

Aceste condiții sunt contractul dintre o firmă („Firma”, „dumneavoastră”) și Anghel Ionuț-Gabriel, persoană fizică, cu adresa de corespondență în Popești-Leordeni, str. Oituz nr. 54J, județul Ilfov, e-mail contact@orandix.ro („Furnizorul”), pentru folosirea aplicației Orandix Business Management („Orandix”, „Platforma”) în programul beta. Le acceptă, în numele Firmei, persoana care creează firma în aplicație sau care îi administrează accesul, declarând că are dreptul să o angajeze. Împreună cu ele se încheie Acordul de prelucrare a datelor (GDPR, art. 28).

1. Obiectul și programul beta

1.1. Furnizorul pune la dispoziția Firmei, prin internet, Platforma – o aplicație pentru oferte, contracte, registratură, oameni și concedii, aprobări, cereri, delegații, casă, mașini, automatizări și un asistent AI opțional –, așa cum este descrisă în ghidul utilizatorului din aplicație.

1.2. Platforma este în beta: funcționează, dar este în dezvoltare, se schimbă des și poate avea erori. Accesul în programul beta se dă numai pe invitație a Furnizorului, este gratuit și are ca scop testarea aplicației pe procesele reale ale unui număr mic de firme și îmbunătățirea ei.

1.3. Programul beta durează până la data anunțată de Furnizor; la încheierea lui, Furnizorul poate oferi Firmei trecerea la un plan plătit, în condițiile de atunci. Nimic din programul beta nu obligă Firma să cumpere un abonament și nu obligă Furnizorul să ofere Platforma în continuare.

1.4. Pe durata programului beta nu se plătește nimic și nu se emite nicio factură.

2. Contul firmei și membrii

2.1. Firma este reprezentată în Platformă de Proprietarii ei (rolul „Proprietar”); ei dau și iau accesul membrilor, le stabilesc drepturile și răspund pentru folosirea Platformei de către membrii Firmei.

2.2. Fiecare membru folosește Platforma cu contul lui personal și acceptă Termenii de utilizare. Firma se asigură că membrii ei respectă aceste condiții.

2.3. Firma garantează că datele ei de identificare sunt reale și că persoana care acceptă aceste condiții are dreptul să o angajeze.

3. Datele Firmei

3.1. Datele pe care Firma le introduce sau le încarcă în Platformă (clienți, oferte, contracte, angajați, documente, setări) sunt și rămân ale Firmei. Furnizorul le prelucrează numai pentru a furniza Platforma, după Acordul de prelucrare a datelor, și nu le folosește în alte scopuri.

3.2. Firma este operatorul datelor personale pe care le pune în Platformă (ale angajaților, clienților, persoanelor de contact) și răspunde pentru temeiul prelucrării lor, pentru informarea persoanelor și pentru exactitatea datelor. Furnizorul este persoana împuternicită.

3.3. În programul beta, Firma este sfătuită să folosească date de probă pentru datele personale sensibile (CNP-uri, acte de identitate) și să nu pună în Platformă date pe care nu le-ar pune într-un sistem în testare.

3.4. Firma își poate exporta oricând toate datele din Platformă (Setări › Firmă › Export), într-un format uzual (CSV, fișierele originale).

3.5. Furnizorul poate folosi date agregate și anonimizate despre folosirea Platformei (de exemplu, câte oferte se fac într-o lună, în medie), din care nu se poate identifica Firma sau o persoană, pentru a îmbunătăți Platforma.

4. Obligațiile Furnizorului

4.1. Să pună Platforma la dispoziția Firmei, prin internet, cu eforturi rezonabile pentru disponibilitate și securitate (măsurile din Acordul de prelucrare a datelor, anexa 2).

4.2. Să păstreze confidențialitatea datelor Firmei și să nu le dezvăluie decât sub-procesatorilor din Acord, la cererea Firmei sau când legea o cere.

4.3. Să facă copii de siguranță ale datelor (continuu pentru baza de date, zilnic pentru fișiere; criptate, în Uniunea Europeană) și să verifice periodic restaurarea lor.

4.4. Să anunțe Firma, cu cel puțin 30 de zile înainte, de încheierea programului beta sau de o schimbare care o afectează substanțial, când aceasta depinde de Furnizor.

4.5. Să răspundă la cererile de suport trimise la contact@orandix.ro, în zilele lucrătoare, fără un timp de răspuns garantat în programul beta.

5. Obligațiile Firmei

5.1. Să folosească Platforma legal și conform acestor condiții; să nu permită accesul persoanelor neautorizate; să nu încerce să ocolească măsurile de securitate sau limitele de utilizare.

5.2. Să aibă temei legal pentru datele personale pe care le prelucrează în Platformă și să își informeze angajații și clienții, după cum cere legea; să nu introducă date pentru care nu are acest drept.

5.3. Să păstreze singură evidențele pe care legea i le cere (contabile, de personal, fiscale) în sistemele proprii: Platforma le ajută, dar nu le înlocuiește și nu este un program de contabilitate, de salarizare sau de raportare fiscală. Facturile se emit în programul de facturare al Firmei, conectat de ea; Furnizorul nu răspunde pentru conținutul lor.

5.4. Să verifice documentele generate de Platformă (oferte, contracte, ordine de deplasare, deconturi) și răspunsurile asistentului AI înainte de a le folosi; ele sunt pregătite din datele și șabloanele Firmei.

5.5. Să ne semnaleze erorile și problemele întâlnite în programul beta (scopul programului) – prin aplicație sau pe e-mail.

6. Serviciile altora

Platforma se leagă, la alegerea Firmei, de servicii ale altor furnizori (programul de facturare – Oblio, FGO, SmartBill –, Google și Microsoft pentru autentificarea membrilor, ANAF pentru datele firmelor, Anthropic pentru asistentul AI). Relația cu acești furnizori (conturi, prețuri, condiții) este a Firmei, în afara asistentului AI, pentru care Furnizorul are propriul contract cu Anthropic; Furnizorul nu răspunde pentru funcționarea, erorile sau indisponibilitatea lor.

7. Proprietatea intelectuală

7.1. Platforma, codul, designul, textele, documentația, marca și numele „Orandix” sunt ale Furnizorului. Firma primește un drept neexclusiv, netransmisibil și revocabil de a folosi Platforma pe durata programului beta, prin browser, pentru activitatea ei.

7.2. Șabloanele, documentele și datele Firmei rămân ale Firmei; Furnizorul primește doar dreptul de a le stoca, prelucra și afișa cât este nevoie pentru a furniza Platforma.

7.3. Sugestiile Firmei despre Platformă pot fi folosite liber de Furnizor pentru a o îmbunătăți, fără obligații.

8. Confidențialitatea

Fiecare parte păstrează confidențiale informațiile neprimite public de la cealaltă (datele Firmei, informațiile despre Platformă nefăcute publice, condițiile programului beta), pe durata contractului și 3 ani după, cu excepțiile obișnuite (informații deja publice, cerute de lege sau de o autoritate).

9. Suspendarea și încetarea unilaterală

9.1. Firma poate înceta oricând folosirea Platformei: își exportă datele și își închide firma din aplicație (Setări › Firmă), fără nicio obligație.

9.2. Furnizorul poate suspenda accesul Firmei, parțial sau total, sau poate înceta acest contract, oricând, cu sau fără preaviz, în special: dacă Firma sau membrii ei încalcă aceste condiții sau legea; dacă pun în pericol securitatea sau funcționarea Platformei; dacă Firma nu mai răspunde la comunicări; la încheierea programului beta; dacă Furnizorul decide să nu mai ofere Platforma. Când este posibil, Furnizorul anunță cu 30 de zile înainte.

9.3. După încetare, Firma are 30 de zile în care poate intra în Platformă doar pentru a-și exporta datele (perioada de export); apoi datele Firmei, fișierele și istoricul ei se șterg complet, inclusiv din copiile de siguranță la expirarea lor. Rămâne doar dovada acceptării acestor condiții (fără legătură cu datele Firmei).

10. Garanții

10.1. Pe durata programului beta, Platforma este oferită gratuit, „ca atare” și „așa cum este disponibilă”, fără garanții exprese sau implicite – inclusiv fără garanția de disponibilitate neîntreruptă, de lipsă a erorilor, de potrivire pentru un anumit scop sau de conformitate cu cerințele legale aplicabile activității Firmei.

10.2. Furnizorul nu garantează niciun rezultat al folosirii Platformei și nu oferă consultanță juridică, fiscală, contabilă sau de resurse umane.

11. Limitarea răspunderii

11.1. În măsura maximă permisă de lege, Furnizorul nu răspunde față de Firmă pentru: pierderi de date (Firma având la dispoziție exportul), pierderi de profit, de venituri, de oportunități sau de clientelă; întreruperi ale activității; daune indirecte, incidentale sau de consecință; erori din documentele generate, din calcule, din numerotări sau din răspunsurile asistentului AI, pe care Firma are obligația să le verifice; amenzi sau sancțiuni aplicate Firmei pentru propriile obligații legale (fiscale, de personal, de protecție a datelor); funcționarea serviciilor altora (art. 6); fapte ale membrilor Firmei sau ale altor utilizatori.

11.2. Răspunderea totală a Furnizorului față de Firmă, pentru toate pretențiile legate de acest contract, este limitată la sumele plătite de Firmă Furnizorului pentru Platformă în ultimele 12 luni dinaintea faptei – adică zero în programul beta.

11.3. Nimic din acest articol nu limitează răspunderea pentru fapta săvârșită cu intenție sau din culpă gravă și nici răspunderea care nu poate fi limitată prin lege.

12. Despăgubirea

Firma va apăra și va despăgubi Furnizorul pentru orice pretenție a unui terț (inclusiv a unei persoane ale cărei date le-a prelucrat Firma în Platformă sau a unei autorități), costuri și cheltuieli (inclusiv onorarii rezonabile de avocat) care decurg din datele puse de Firmă în Platformă, din folosirea Platformei cu încălcarea acestor condiții sau a legii, sau din încălcarea drepturilor altora de către Firmă sau membrii ei.

13. Cesiunea

Furnizorul intenționează să își desfășoare activitatea printr-o societate comercială. Furnizorul poate transfera (cesiona) acest contract, în întregime, împreună cu Acordul de prelucrare a datelor, către o societate controlată de el sau care îi continuă activitatea, cu o notificare transmisă Firmei în aplicație sau pe e-mail; acceptând aceste condiții, Firma este de acord cu acest transfer. Firma nu poate cesiona contractul fără acordul scris al Furnizorului.

14. Modificarea condițiilor

Furnizorul poate modifica aceste condiții. O versiune nouă se arată în aplicație persoanelor care administrează accesul Firmei, cu rezumatul schimbărilor și cu o perioadă de grație (de regulă 30 de zile) în care Firma lucrează normal; după ea, continuarea folosirii cere acceptarea noii versiuni. Versiunile vechi rămân la adresele lor.

15. Legea aplicabilă și instanța competentă

Contractul este guvernat de legea română. Părțile încearcă mai întâi rezolvarea amiabilă a oricărei neînțelegeri, în 30 de zile de la sesizarea scrisă. Dacă nu reușesc, competente sunt instanțele judecătorești din județul Ilfov, România, cu excepția cazurilor în care legea stabilește altfel o competență exclusivă.

16. Diverse

16.1. Forța majoră apără partea afectată, cât durează și cu notificarea celeilalte.

16.2. Dacă o prevedere este nulă sau inaplicabilă, celelalte rămân în vigoare. Nefolosirea unui drept nu înseamnă renunțarea la el.

16.3. Notificările se fac în aplicație sau pe e-mail (Furnizorul: contact@orandix.ro; Firma: adresele Proprietarilor ei).

16.4. Versiunea în limba română produce efecte; o traducere are rol informativ.

16.5. Aceste condiții, Acordul de prelucrare a datelor (cu anexele lui), Termenii de utilizare ai membrilor și Politica de confidențialitate sunt întregul acord dintre Firmă și Furnizor privind Platforma.